امروزه و در دنیایی که دائما در حال تغییر است، دیجیتالی شدن به عاملی مهم و حیاتی بدل شده است. به‌گونه‌ای که نحوۀ خرید و فروش کالاها و خدمات، معاشرت با دوستان و خانواده و همچنین نحوۀ انجام وظایف در محل کارمان را دستخوش تغییر کرده است.
اما حجم به‌شدت زیاد این اطلاعات، نیاز به مدیریت و سازماندهی دارد، در نتیجه یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب، می‌تواند از بسیاری جهات برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ کمک کننده باشد. با وجود این نرم‌افزارها دیگر نیاز نیست که نگران تشکیل پرونده و جستجوی اسناد باشید،چرا که نرم‌افزارهای مدیریت اسناد سبب خواهند شد زمان کمتری را صرف این وظایف کنید.
به عنوان مثال، کاربرد نرم افزار مدیریت اسناد در یک شرکت حقوقی بدین‌صورت است: تمامی اسناد حقوقی را سازماندهی می‌کند. تأییدیه‌های صورتحساب، مجوزهای قانونی، نامه‌های رسمی و دستورات قضایی را به صورت خودکار تنظیم کرده. برنامه‌ریزی‌ها و پیش‌بینی‌های حقوقی را کارآمدتر و سودآورتر می‌کند.
برخی از مزایای کلیک مایند
به صرفه‌جویی در زمان کمک می‌کند
در تمامی کسب‌وکارها علی‌الخصوص کوچک و متوسط‌ها، زمان با ارزش‌ترین و کمیاب‌ترین منبعی است که با آن سر و کار دارید. اگر از نرمافزار مدیریت اسناد استفاده کنید دیگر نیاز نخواهد بود تا زمان زیادی را صرف انجام کارهای خسته کننده کنید. این کارها شامل بایگانی اسناد، مراجعۀ پی در پی به دستگاه فکس، چاپ اسناد یا جستجوی فایل‌های کاغذی در انبوهی از پوشه‌ها می‌شود.
سبب بهبود کارایی کسب و کارتان می‌شود.
هنگامی که تمام مسائل موجود بر سر راه بایگانی اسناد از میان برداشته شوند، خود به خود سبب خواهد شد تا زمان بیشتری را صرف انجام هرچه موثرترِ سایر وظایفتان کنید. زمان بیشتری برایتان فراهم خواهد شد تا کسب و کارتان را تحلیل کنید، به مشتریانتان بپردازید و به تیمتان جهت کار بر روی وظایفشان و دستیابی به اهداف کسب و کار کوچکتان کمک کنید.
جلوگیری از گم شدنِ اسناد مهم
همیشه احتمال جابجایی یا مفقود شدنِ اسناد مهم وجود دارد. بخصوص در مشاغلی مثل دفتر وکالت، نمایندگی خودرو، مطب دندانپزشکی، شرکت مشاوره املاک یا هرکسب و کار کوچک دیگر. چرا که در این نوع کسب و کارها در مدت زمان مشخص، وظایف بسیاری برای انجام دادن وجود دارد. این در حالی است که تعداد کارکنان کمتر از این حجم کار است.
بسیار ایمن و انطباق پذیر
حتی اگر کسب و کار کوچکی دارید، اسنادی خواهید داشت که محرمانه هستند. پس باید راهکاری برای محافظت از آنها داشته باشید، برای یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب، بسیار مهم است که فایل‌های خاص را با امنیت بالایی نگهداری کند. درنتیجه این موضوع را مدنظر قرار دهید که هر نرمافزار مدیریت اسنادی که انتخاب می‌کنید، موظف است امنیت و انطباق‌پذیری را در سطح عالی به مشتریان ارائه دهد.
کاهش هزینه‌های عملیاتی
یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های ذخیره‌سازی و تجهیزات ذخیره‌سازی و نگهداری اسناد خود را کاهش دهید. همچنین هزینه‌های جانبی مانند کمدهای بایگانی، چاپگرها، فایل‌ها، کاغذ، جوهر، تونرها و نگهداری اسناد هم کاهش می‌یابند. درنهایت این نرمافزار به شما اطمینان می‌دهد که به جای ذخیرۀ انبوه اسناد کاغذی، فضای اداری را برای کارهای مفیدتر و سازنده‌تر، آزاد کنید.
نتیجه‌گیری 🙂
به کمک «کلیک‌مایند» زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر خواهید داشت. همچنین با در دسترس قرار دادنِ تمامیِ اسناد و مدارک، تا حد زیادی این خطا را کاهش می‌دهد. و در آخر از احراز هویت کاربر گرفته تا پشتیبان‌گیری و بازیابی آسان، با چنان ویژگی‌های امنیتی طراحی شده است که شما را از هر نظر اسناد شما را ایمن و مطمئن نگه می‌دارد.
